2022.május 31-éig a civil szervezeteknek el kell fogadniuk éves beszámolójukat, amihez szükséges a döntéshozó szerv összehívása.
A szervezetek számára legfontosabb kérdések, hogy hogyan tudják összehívni a döntéshozó szervet, milyen szabályok vonatkoznak az ülések megtartására a jelenlegi változó jogi környezetben?
Megváltoztak a főbb veszélyhelyzeti szabályok, most mi a mérvadó a szervezetek működésére?
– Az 502/2020. (XI. 16.) Korm. rendelet “A veszélyhelyzet során a személy- és vagyonegyesítő szervezetek működésére vonatkozó eltérő rendelkezések újbóli bevezetéséről” című kormányrendelet hatályát meghosszabbították a veszélyhelyzet végéig azonban jelentős változások történtek benne.
Továbbra is alkalmazható az a szabály, hogy az elektronikus hírközlő eszköz útján (pl. videokonferencia) szavazás útján megtartott közgyűlések és ülés tartása nélkül (levélben, e-mailben) történő szavazások megtarthatók abban az esetben is, ha az alapszabály ezt nem tartalmazza!
Kifejezetten kimondja a rendelet, hogy a hagyományos, élőben történő ülésezés is megengedett.
Jelenleg tehát 3 féle úton lehet közgyűlést tartani:
személyes megjelenéssel
elektronikus hírközlő eszköz használatával
levélben történő szavazással (akár emailben)
– Újra visszakerült a jogszabályba:
Ha lejárt valakinek a megbízatása akkor tisztújítást kell tartani.
Az ügyvezetés már nem dönthet a közgyűlés helyett.
Milyen módokon tartható meg a közgyűlés/kuratóriumi ülés?
– Élőben megtartott közgyűlés szabályai:
a régi rend szerint kell megtartani, van viszont egy általános szabály, ami mindhárom esetben érvényes, hogy a kommunikáció a jogi személy és a rendes tag között emailben is lehetséges akkor is ha az alapszabály ezt nem tartalmazza, viszont ebben az esetben a jogi személy felől a tag felé csak hiteles elektronikus aláírással (ide értendő az AVDH is) ellátott levél, meghívó stb. mehet ki.
javasolt, hogy a tag a belépéskor vagy későbbiekben a tagság során aláírásával igazolja, hogy az az ő email címe amit megadott, és csak ily módon regisztrált email címekre kiküldött meghívó menjen ki.
– Levélszavazással megtartott közgyűlés szabályai:
A napirendre vonatkozó részletes tájékoztatás nem mellőzhető és a határozat tervezetét a taggal közölni kell, ezeket a levélnek tartalmaznia kell.
amennyiben az alapszabály tartalmaz bármilyen útmutatást ezügyben akkor azok az irányadóak, amennyiben nem tartalmaz, akkor az ügyvezetés határozza meg a közgyűlés megtartásának részletes szabályait, de ezeket közölni kell a tagokkal a levélben
legalább 8 napot biztosítani kell kézhezvételtől a szavazat megküldésére
a határozathozatal akkor eredményes, ha legalább annyian szavaznak, mint amennyi szavazatnak kellene lennie ha személyes ülést tartanának.
az utolsó beérkezett szavazattól, vagy a szavazat határidejének lejártától következő 3. napig az elnökségnek meg kell állapítani az eredményt, és további 3 napon belül a tagokkal közölni kell az eredményt
az elnökségnek igazolnia kell tudni, hogy mikor küldte el a meghívót, legalább ajánlott levélben kell feladni
a szavazat akkor érvényes ha a szavazó személye egyértelműen beazonosítható, rajta kell lenni a határozat tervezetnek amire szavaz a szavazólapon, ha több van sorszámozni kell, a leadott szavazatnak is egyértelműnek kell lennie
nem lehet eltérni attól a szabálytól, hogy a tag emailben is megküldheti szavazatát.
– Elektronikus hírközlő eszköz (videokonferencia) használatával megtartott közgyűlés szabályai:
A napirendre vonatkozó részletes tájékoztatás nem mellőzhető és a határozat tervezetét a taggal közölni kell, ezeket a meghívónak tartalmaznia kell.
a meghívónak tartalmaznia kell, hogy melyik lesz az az informatikai alkalmazás amelyiknek igénybevételével fog történni a szavazás.
az eszköznek alkalmasnak kell lennie a tag azonosítására
a tagok közötti korlátozásmentes kommunikációt lehetővé kell tennie
meg kell határozni, hogy amennyiben a jogi személy ügyvezetése a tagokat személyesen nem ismeri, milyen módon kell a tagoknak igazolniuk személyazonosságukat.
Ha van olyan tag, aki élőben vesz részt az ülésen, akkor a jegyzőkönyvet ugyanúgy a jegyzőkönyvvezető, az elnök és a hitelesítők írják alá, mint élőben tartott ülés esetén, de ha az ülésen valamennyi tag elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével vesz részt, a jegyzőkönyvet az ülést levezető vezető tisztségviselő írja alá.
Ha nem jön össze elegendő tag a szavazáskor, hogyan lehet megismételni?
Élőben történő szavazás esetén: a meghívóban lehet jelezni, hogy abban az esetben ha a képviselő testület nem lesz szavazóképes akkor mikor lesz a következő ülés. 3-15 napot kell meghatározni, nem lehet már fél óra múlva megismételni. Megismételt közgyűlésen nem lehet napirendet bővíteni.
elektronikus úton megtartott közgyűlésre nincsenek speciális szabályok, a hagyományos közgyűlés szabályait kell alkalmazni.
levélszavazásnál a kormányrendelet kikötése szerint a határozatképesség szabályait be kell tartani, ha nincs elég szavazat akkor össze kell hívni a közgyűlést a másik két módon.
Van-e valamilyen korlátozás még a döntéshozó szervek üléseire?
– Korlátozás nincs, sőt most már mind a 3 forma megengedett. Ha mindenki online vagy levélben vesz részt akkor nem kell jelenléti ívet írni, hanem a jegyzőkönyvnek kell tartalmaznia a résztvevők adatait.
Javaslat a későbbiekben tartott online és levélszavazás lehetőségének megteremtésére:
– Ha korábban ez nem lett a létesítő okiratban szabályozva, akkor javasoljuk, hogy a mostani ülésen ez módosításra kerüljön olyan formában, ami a szervezet működése szempontjából leginkább megfelelő. Mivel az elektronikus úton és levélben történő szavazást a veszélyhelyzeti szabályok teszik lehetővé, ha ezek megszűnnek és az alapszabály nem tartalmazza lehetőségként, akkor ezen kényelmi lehetőségek bevezetéséhez újra össze kell hívni személyesen a közgyűlést hogy szavazzanak róla.
Van-e valami olyan szabály vagy feladat, utólag kell-e valamit aláíratni, vagy dokumentálni a korábban a vészhelyzet alatt online tartott ülésekről?
– Jegyzőkönyvet minden és mindegyik esetben kell készíteni, és ugyanúgy aláírni, hitelesíteni, mint a rendes közgyűlésen.
Mi a helyzet ha az ügyvezetés által korábban, veszélyhelyzet alatt hozott döntéseket nem erősíti meg a vezetői testület?
– Addig a pontig, amíg a vezetői testület nem foglalkozott az üggyel, addig a döntések hatályosak, a beszámoló megküldése az OBH-nak helyes döntés, utána pedig le kell vonni a megfelelő jogkövetkezményeket.