Egy civil szervezet számára mielőtt belekezd az intézményi forrásteremtésbe, pályázatírásba, fontos, hogy meghatározza a stratégiáját. A stratégia segíti hozzá a szervezetet, hogy a pályázati lehetőségek közül sikeresen válassza ki azokat, amelyek céljai eléréséhez hozzásegíthetik.
Hogyan találjuk meg az intézményi partnereket?
A civil szervezetek kapcsolatépítés és pályázatírás segítségével magánalapítványoktól, céges alapítványoktól, önkormányzatoktól, állami közpénzforrásokból, állami alapokból, nemzetközi intézmények és az Európai Unió forrásaiból, valamint nagykövetségek forrásaiból is találhatnak (általában) egy-egy konkrét projektet támogató lehetőséget.
Az egyes intézmények jól meghatározott stratégia alapján jelölik ki, hogy milyen földrajzi területen, milyen típusú szervezeteknek milyen típusú projektjeit támogatják.
Erről általában az egyes intézmények honlapjain tájékozódhattok, legpontosabban pedig egy-egy konkrét pályázati kiírásból lehet képet kapni arról, hogy mit, miért és hogyan támogat az adott intézmény.
Internetes kutatás alapján meg tudjátok találni azokat a forrásokat, amelyek jellemzően a szervezetetekre szabott pályázatokat szoktak kiírni:
- Nézzetek át pályázati lehetőségeket felsoroló honlapokat, és gyűjtsétek össze az elmúlt egy-két év releváns kiírásait.
- Keressetek rá hozzátok hasonló szervezetek honlapjaira, közhasznúsági jelentéseire, és gyűjtsétek össze az őket támogató intézményeket.
- Kövessétek folyamatosan a pályázati kiírásokat megjelenítő honlapokat (mint a nonprofit.hu Pályázatok rovata), hogy új pályázat esetén időben tudjatok lépni, de ezen felül bizonyos intézményeknél az ismerkedést, kapcsolatépítést is elkezdhetitek.
Személyes kapcsolatépítés
Vannak olyan intézmények, ahol a személyes kapcsolat alapvető a későbbi döntésnél, hiszen a civil szervezet mélyebb ismerete segíti a partnert abban, hogy megalapozott döntést hozhasson.
Főképp a magánalapítványok és cégek által létrehozott alapítványok esetén, de akár a nagykövetségi kapcsolatok esetén is nagy segítséget jelenthet a személyes kapcsolat- és bizalomépítés.
Nagyon sok intézmény szervez egy-egy pályázati kiíráshoz kapcsolódóan pályázati információs alkalmakat, ahol még mélyebben megismerhetjük a célokat, prioritásokat, kritériumokat, és így sokkal erősebb pályázati anyagot állíthatunk össze.
Figyeljétek ezeket az lehetőségeket is, és vegyetek részt, kérdezzetek, érdeklődjetek.
A pályázatírási folyamat
Az első lépés a pályázati felhívás, az űrlap és a költségvetési űrlap figyelmes átolvasása: az első elolvasásnál azt nézzük meg, hogy valóban jogosult-e a szervezetünk pályázni, megfelelünk-e a kiíró kritériumainak.
Nem érdemes olyan pályázaton dolgozni, ahol nem illünk bele a kiírásba: egyrészt nagyon kevés esélyünk lesz nyertes pályázatot beadni, és így időt vesztegetünk el, másrészt nagy a veszélye annak, hogy valami olyan tevékenységet vállal magára a szervezet, amit nem akart volna végezni a tervei, stratégiája alapján. Ez elvonja a figyelmet a lényeges tevékenységektől, és rontja a szervezet hatékonyságát és hitelességét.
A pályázati kiírások nagyon sokfélék lehetnek, és az is változó, hogy mennyi idővel kell számolnunk a pályázat elkészítéséhez. Ez függ attól is, hogy mennyire bonyolult a kiírás és az űrlap, milyen sok mellékletet kell csatolni, és milyen más adminisztratív elvárások vannak, de attól is függ, hogy a pályázatunkat egyedül vagy konzorciumban adjuk-e be. Utóbbi esetben a konzorcium (pályázati partnerség) kialakítása és a pályázati program egyeztetése nagyon sok időt vehet időbe.
Ezért a pályázati határidő előtt a lehető legkorábban kezdjük el az előkészületeket, és állítsunk fel egy szigorú menetrendet, hogy mindennel időben elkészülhessünk.
Ha partnerségben készítjük el a pályázatot, akkor feltétlenül szánjunk időt a részletek közös megbeszélésére, ez a megvalósítás során nagyon pozitívan fog hatni az együttműködésre és a projekt hatékony lebonyolítására.
Hogyan mutassuk be a projektünket?
Maga az űrlap általában végigvezet bennünket egy logikus gondolatmeneten, de ha nem is annyira részletes egy űrlap, akkor is a következő kérdéseket gondoljuk végig a csapattal, vagy a partnerekkel:
- Miért pont a szervezetünk a legalkalmasabb az adott projekt elvégzésére, milyen referenciái, gyakorlata van?
- Milyen problémára válaszol a projektünk?
- Milyen földrajzi területen valósítjuk meg a projektet, és milyen partnerek bevonásával?
- Ki a projekt célcsoportja és kedvezményezettjei?
- Milyen céljaink vannak a projekt megvalósításával?
- Milyen tevékenységeket, milyen ütemezésben tervezünk a célok elérésére?
- Milyen változást várunk a projekt hatására?
- Milyen konkrét eredményei lesznek a projektnek, és ezeket hogyan fogjuk mérni?
- Vannak-e kockázatok a projekt megvalósításában, és ezeket hogyan tudjuk kivédeni?
- Mit és hogyan tudunk továbbvinni a projekt lezárása után, vagyis mitől lesz fenntartható a projekt vagy annak egyes elemei?
- Ki fog részt venni a projekt megvalósításában, miért alkalmasak ők a feladatra, hogyan fog zajlani a projekt irányítása?
A költségvetés tervezése
Általában kétféle logika alapján épülnek fel a pályázati költségvetések. Vagy költségtípusok szerint csoportosítjuk a költségeket (pl. személyi, utazási, kommunikációs, banki stb. költségek), vagy az is előfordulhat, hogy az egyes tervezett tevékenységekhez kell pontosan megmondanunk, hogy azok mennyibe fognak kerülni (pl. egyes rendezvények költsége mennyi lesz, függetlenül a költségek típusától).
A tervezésnél kérjünk ajánlatokat, vagy induljunk ki a korábbi hasonló projektek költségeiből, a ráfordított munkaidő tervezésénél pedig próbáljuk megbecsülni, hogy az egyes feladatok és a projekt irányítása mennyi időt vesz majd igénybe, illetve, hogy ezekre mennyi általános működési költség esik.
A munkaidő tervezésénél figyeljetek oda arra, hogy nagyon sokszor csapatban dolgozunk, vagyis egy négyórás megbeszélésen ha hárman vesznek részt a stábból, az máris másfél napnyi munkaidőnek felel meg.
Ha vannak más bevételi források is az adott projektre, akkor a költségvetésben ezt is fel kell tüntetni.
A költségvetés tervezésekor érdemes alaposan utánajárni és figyelembe venni az adott pályázat pénzügyi sajátosságait. A program végrehajtásakor mennyiben lehet eltérni a tervezett költségvetéstől? Milyen meghatározások vonatkoznak az egyes költségtípusokra? Hogyan kell a pénzügyi beszámolót elkészíteni?
Dokumentáció
A pályázat készítésekor érdemes előre utánajárni, milyen dokumentumokat szükséges mellékelni, hogy a mellékletek rendelkezésre álljanak a pályázat beadásakor. Ha gyakran készít a szervezet pályázatot, az alábbiakat érdemes mindig kéznél és frissen tartani.
- Szervezet bemutatása, beszámolóink
- Alapdokumentumaink elektronikus másolatai
- Aláírási címpéldány, vagy a legutóbb készített aláírási címpéldány elektronikus másolata
- Hivatalos adataink, számaink
- Szakmai önéletrajzok a munkatársaktól
- Projektjeink leírásai
- Szakmai referenciáink
- Mintadokumentumok (együttműködési szándéknyilatkozat, szerződések, áfa nyilatkozat stb.)
- Igazolásaink beszerzési lehetőségei (NAV, bank, bíróság ügyfélfogadási ideje vagy online ügyintézés módja, átfutási ideje, meghatalmazások stb.)
A pályázat összeállítása nagy feladat, de a befektetett energia nagy hatásfokkal tud megtérülni, hiszen viszonylag nagyobb összegeket tudunk így megszerezni, és hosszabb távú projekteket tudunk finanszírozni.